Zulagen und Zuschläge in der Pflege verstehen

Eine Pflegestelle wird fast nie mit einer einzigen Zahl bezahlt. Sie wird mit dreien bezahlt: einem Tabellenentgelt, das jeden Monat gleich ist, festen Zulagen, die an die Tätigkeit geknüpft sind, und Zeitzuschlägen, die davon abhängen, wann Sie gearbeitet haben. Wer nur die erste Zahl vergleicht, vergleicht zwei Angebote falsch – und wer nur auf die Summe unter dem Strich sieht, übersieht, dass ein erheblicher Teil davon jederzeit wegfallen kann.

Dieser Text erklärt die Bestandteile, ihre steuerliche Behandlung und die Stellen, an denen ein Vergütungsmodell für Beschäftigte teuer wird. Er ist eine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.

Die vier Bestandteile

Das Grundentgelt ist das Tabellenentgelt Ihrer Entgeltgruppe und Stufe, oder – ohne Tarifbindung – das vereinbarte Monatsgehalt. Es wird gezahlt, gleich wie der Dienstplan aussieht, und es ist die einzige Zahl, mit der sich rechnen lässt. Wie es zustande kommt, steht in Gehalt verhandeln in der Pflege.

Zulagen sind dauerhafte Zahlungen, die an eine Tätigkeit oder eine Funktion geknüpft sind: die Pflegezulage, Zulagen für bestimmte Bereiche, die Wechselschichtzulage, Zulagen für Praxisanleitung oder ständige Vertretung.

Zeitzuschläge hängen daran, wann gearbeitet wurde: Nacht, Sonntag, Feiertag, Samstag, Überstunden.

Sonderzahlungen und Prämien sind alles Übrige: Jahressonderzahlung, Wechselprämien, Einspringprämien, Corona- oder Inflationsausgleichszahlungen früherer Jahre.

Die Wörter werden in Anzeigen synonym benutzt, obwohl sie es nicht sind. Der Unterschied entscheidet darüber, ob eine Zahlung sicher ist, ob sie im Urlaub weiterläuft, ob sie in die Rente eingeht und wie viel netto von ihr übrig bleibt.

Die Zeitzuschläge und § 3b EStG

Das ist der Teil, der die Pflege von fast allen anderen Berufen unterscheidet, und der am meisten missverstanden wird.

§ 3b des Einkommensteuergesetzes stellt Zuschläge für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit steuerfrei, und zwar bis zu bestimmten Anteilen des Grundlohns:

Fünf Punkte, die dabei regelmäßig übersehen werden:

• § 3b EStG bestimmt nicht, was gezahlt wird. Die Höhe des Zuschlags ergibt sich aus dem Tarifvertrag, der Arbeitsvertragsrichtlinie oder dem Arbeitsvertrag. Das Steuerrecht sagt nur, wie viel davon steuerfrei bleiben kann. Zahlt Ihr Haus weniger, bleibt eben weniger steuerfrei; zahlt es mehr, ist der übersteigende Teil steuerpflichtig.
• Nur für tatsächlich geleistete Arbeit. Zuschläge, die im Urlaub oder in der Entgeltfortzahlung weitergezahlt werden, sind steuerpflichtig – dort wird ein Durchschnitt gezahlt und keine Nachtarbeit geleistet.
• Es muss ein Zuschlag neben dem Grundlohn sein. Ein pauschal höherer Stundenlohn „für Nachtdienste" ist kein Zuschlag im Sinne der Vorschrift und bleibt vollständig steuerpflichtig.
• Der Grundlohn ist gedeckelt. Für die Steuerfreiheit wird der Stundengrundlohn höchstens mit 50 Euro angesetzt; für die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung liegt die Grenze deutlich niedriger, bei 25 Euro. In der Pflege spielt der erste Deckel praktisch keine Rolle, der zweite in Einzelfällen schon.
• Kombinationen. Ein Nachtzuschlag kann neben einem Sonntags- oder Feiertagszuschlag steuerfrei bleiben. Sonntags- und Feiertagszuschlag treten dagegen nicht nebeneinander; fällt beides zusammen, gilt der höhere Satz. Wer nach 0 Uhr eines Sonntags oder Feiertags weiterarbeitet und die Schicht davor begonnen hat, bleibt für diese Zeit im Sonn- oder Feiertagszuschlag.

Die praktische Folge: Ein steuer- und beitragsfreier Zuschlag von 100 Euro kommt vollständig auf Ihrem Konto an. Eine Prämie von 100 Euro brutto kommt es nicht. Beim Vergleich zweier Angebote ist das kein Detail, sondern der Unterschied.

Was das Arbeitszeitgesetz dazu sagt

Das Steuerrecht regelt die Steuerfreiheit. Ob überhaupt ein Zuschlag geschuldet ist, steht woanders.

Das Arbeitszeitgesetz definiert die Nachtzeit als die Zeit von 23 bis 6 Uhr und Nachtarbeit als Arbeit, die mehr als zwei Stunden davon umfasst (§ 2 Abs. 3 und 4 ArbZG). Für Nachtarbeitnehmer sieht § 6 Abs. 5 ArbZG vor, dass der Arbeitgeber eine angemessene Zahl bezahlter freier Tage oder einen angemessenen Zuschlag auf das Bruttoentgelt zu gewähren hat – soweit keine tarifvertragliche Ausgleichsregelung besteht.

Für alle, die in einem tarifgebundenen Haus arbeiten, ist diese Vorschrift deshalb kaum je einschlägig. Für alle anderen ist sie der einzige gesetzliche Anspruch auf einen Nachtzuschlag, den es gibt, und sie ist wenig bekannt.

Aus demselben Gesetz stammen die Grenzen, die den Dienstplan bestimmen: die werktägliche Höchstarbeitszeit von acht, ausgleichspflichtig zehn Stunden (§ 3 ArbZG), die Ruhezeit von elf Stunden, die in Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen auf zehn Stunden verkürzt werden darf, wenn der Ausgleich innerhalb eines Kalendermonats erfolgt (§ 5 ArbZG), und die Sonntagsruhe mit ihren Ausnahmen für die Pflege: Sonntagsarbeit ist zulässig (§ 10 ArbZG), aber mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen beschäftigungsfrei bleiben, und für jeden Sonntagsdienst ist ein Ersatzruhetag zu gewähren (§ 11 ArbZG).

Wer regelmäßig nachts arbeitet, hat außerdem einen Anspruch auf eine arbeitsmedizinische Untersuchung (§ 6 Abs. 3 ArbZG). Sie kostet Sie nichts und wird selten genutzt.

Wechselschichtzulage, Schichtzulage, Zusatzurlaub

Diese drei Begriffe werden im Alltag durcheinandergebracht, obwohl sie unterschiedliche Voraussetzungen haben.

Wechselschichtarbeit setzt in den Tarifwerken des öffentlichen Dienstes voraus, dass ständig nach einem Schichtplan gearbeitet wird, der einen regelmäßigen Wechsel der täglichen Arbeitszeit in Wechselschichten vorsieht, und dass dabei regelmäßig Nachtschichten anfallen. Wer das erfüllt, erhält die höhere Wechselschichtzulage.

Schichtarbeit ohne diese Voraussetzungen – etwa Früh- und Spätdienst ohne Nachtschichten – führt zur niedrigeren Schichtzulage.

Beides ist an Zusatzurlaub gekoppelt: Die Tarifwerke sehen zusätzliche Urlaubstage für Wechselschicht- und Schichtarbeit vor, gestaffelt nach der Zahl der geleisteten Nachtarbeitsstunden. Prüfen Sie das einmal im Jahr nach; die Zuordnung passiert nicht immer von selbst, und sie wirkt sich beim Ausscheiden auf die Urlaubsabgeltung aus.

Der Unterschied zwischen beiden Zulagen ist über ein Jahr betrachtet erheblich. Wenn Ihr Dienstplan Nachtschichten enthält, Sie aber nur die Schichtzulage erhalten, ist das die erste Frage an die Personalabteilung.

Die Zulagen für Tätigkeit und Bereich

Neben den Zeitzuschlägen stehen Zulagen, die an das geknüpft sind, was Sie tun. Ihre Namen, Voraussetzungen und Beträge unterscheiden sich von Tarifwerk zu Tarifwerk erheblich – erfinden Sie hier keine Erwartung, sondern lassen Sie sich die einschlägige Regelung zeigen.

Verbreitet sind:

• Die Pflegezulage für Beschäftigte im Pflegedienst.
• Zulagen für besondere Bereiche: Intensivmedizin und Anästhesie, Dialyse, Psychiatrie, Infektionsbereiche, Operationsdienst, Palliativstationen. Sie werden oft nach tatsächlicher Tätigkeit gezahlt und entfallen bei einem Wechsel des Bereichs.
• Zulagen für Funktionen: ständige Praxisanleitung, ständige Vertretung der Stationsleitung, Hygienebeauftragung, Springer- oder Poolzulage.
• Erschwerniszuschläge für bestimmte Tätigkeiten.

Zwei Regeln dazu. Erstens: Eine Zulage muss zugeordnet werden, und das passiert nicht automatisch, wenn sich Ihre Tätigkeit ändert. Wer die Fachweiterbildung abschließt oder dauerhaft in einem Bereich mit eigener Zulage eingesetzt wird, sollte selbst nachfragen. Zweitens: Prüfen Sie die Abrechnung. Nach § 108 GewO ist Ihnen bei der Zahlung eine Abrechnung in Textform zu erteilen, aus der sich Art und Höhe der Zuschläge und Zulagen ergeben. Wenn Sie dort eine Position nicht wiederfinden, die Ihnen zugesagt wurde, fragen Sie im selben Monat nach und nicht im nächsten Jahr – Tarifwerke enthalten Ausschlussfristen, im TVöD sechs Monate.

Überstunden, Bereitschaftsdienst, Rufbereitschaft

Mehrarbeit und Überstunden sind nicht dasselbe. Bei Teilzeit sind die Stunden bis zur regelmäßigen Vollzeit in den meisten Tarifwerken Mehrarbeit ohne Zeitzuschlag; erst darüber hinaus entstehen zuschlagspflichtige Überstunden. Das ist einer der Gründe, warum sich zusätzliche Dienste in Teilzeit weniger lohnen, als sie zunächst aussehen. Lassen Sie sich die Regelung Ihres Tarifwerks zeigen, bevor Sie regelmäßig aufstocken.

Bereitschaftsdienst – Anwesenheit im Haus mit der Verpflichtung, bei Bedarf die Arbeit aufzunehmen – ist arbeitszeitrechtlich in vollem Umfang Arbeitszeit. Vergütungsrechtlich wird er in den Tarifwerken häufig faktorisiert, also nur zu einem Anteil als Arbeitszeit bewertet. Beides gleichzeitig ist zulässig und wirkt widersprüchlich, bis man den Unterschied zwischen Arbeitsschutz und Vergütung kennt.

Rufbereitschaft – Erreichbarkeit außerhalb des Hauses – ist keine Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes. Vergütet wird eine Pauschale, dazu die tatsächlich geleistete Arbeit einschließlich der Zeitzuschläge, wenn sie nachts oder am Sonntag anfällt. Klären Sie, wie viele Rufbereitschaften im Monat vorgesehen sind und wie oft daraus tatsächlich ein Einsatz wird.

Springerprämien und das Einspringen aus dem Frei

Der Punkt, an dem sich in der Pflege der Alltag und das Geld am unmittelbarsten berühren.

Der Dienstplan ist verbindlich. Er ist keine Absichtserklärung. Eine nachträgliche Änderung braucht grundsätzlich Ihr Einverständnis; einseitig anordnen kann der Arbeitgeber sie nur in einem echten Notfall, und ein struktureller Personalmangel ist kein Notfall im Rechtssinn. Wo ein Betriebsrat oder eine Mitarbeitervertretung besteht, ist auch die kurzfristige Änderung des Dienstplans mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 und 3 BetrVG). Bewilligter Urlaub kann nicht einseitig widerrufen werden.

Sie dürfen also Nein sagen. Und Sie dürfen Ja sagen – nur sollten Sie wissen, wofür.

Was eine Einspringprämie ist. Viele Häuser zahlen für das kurzfristige Übernehmen eines Dienstes aus dem Frei eine Prämie. Sie ist eine Zahlung für die Kurzfristigkeit und nicht für die Lage der Arbeitszeit – deshalb ist sie kein Zuschlag im Sinne des § 3b EStG und in voller Höhe steuer- und beitragspflichtig. Eine Prämie von 150 Euro brutto ist netto deutlich weniger wert als ein steuerfreier Zuschlag in derselben Höhe. Wer das nicht weiß, überschätzt das Angebot.

Vier Fragen zur Prämie:

1. Ist sie tariflich geregelt oder eine freiwillige Leistung mit Widerrufsvorbehalt?
2. Kommt sie zu den Zeitzuschlägen hinzu oder rechnet das Haus sie darauf an?
3. Zählt sie bei der Bemessung der Jahressonderzahlung mit?
4. Gibt es sie auch, wenn Sie den Dienst mit einer Woche Vorlauf übernehmen – oder nur bei Anruf am selben Tag?

Was Sie dabei nicht aufgeben dürfen. Die Ruhezeit von mindestens zehn Stunden in Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen ist keine Verhandlungsmasse, und die Höchstarbeitszeit ebenso wenig. Ein Dienst, der die Ruhezeit unterschreitet, ist unzulässig, auch wenn Sie zustimmen. Wer regelmäßig aus dem Frei einspringt, verliert außerdem den Erholungswert der freien Tage – und das ist der Teil, den keine Prämie ersetzt.

Und der ehrliche Satz dazu: Eine Einspringprämie ist eine Zahlung dafür, dass die Regelbesetzung nicht reicht. Sie ist für den Einzelfall ein faires Angebot und als Dauerzustand das Eingeständnis eines strukturellen Problems. Fragen Sie im Vorstellungsgespräch, wie oft im letzten Quartal eingesprungen werden musste. Die Antwort sagt mehr über das Haus als jede Zahl in der Anzeige.

Wo das strukturell wird, ist die Überlastungsanzeige das richtige Mittel: sachlich, mit Datum, Schicht, Besetzung und den Aufgaben, die nicht erledigt werden konnten. Sie ist kein Beschwerdebrief, sondern eine Meldung an den Arbeitgeber, dass ein Risiko besteht.

Die Fragen vor der Unterschrift

1. Welches Tarifwerk gilt, und in welcher Entgeltgruppe und Stufe werde ich eingruppiert?
2. Welche Zuschlagssätze gelten für Nacht, Sonntag, Feiertag und Samstag – in Prozent, nicht als Gefühl?
3. Erfülle ich die Voraussetzungen der Wechselschichtzulage, und wie viele Tage Zusatzurlaub ergeben sich daraus?
4. Welche Zulagen sind an meinen Bereich und meine Funktion geknüpft, und was passiert mit ihnen bei einem Wechsel des Bereichs?
5. Wie werden Zuschläge im Urlaub und in der Entgeltfortzahlung berechnet?
6. Wie viele Nachtdienste, Wochenenddienste und Feiertagsdienste sind im Jahr vorgesehen?
7. Gibt es Bereitschaftsdienst oder Rufbereitschaft, wie oft, und wie wird beides vergütet?
8. Wie hoch ist die Jahressonderzahlung, und an welchen Stichtag ist sie geknüpft?
9. Gibt es eine Einspringprämie – und wie oft wurde sie im letzten Quartal gezahlt?

Wer diese neun Fragen stellt, gilt nicht als schwierig, sondern als jemand, der eine Entgeltabrechnung lesen kann. Was am Ende in den Vertrag gehört, steht in Gehalt verhandeln in der Pflege; worauf in den ersten Monaten zu achten ist, in Die Probezeit in der Pflege; und was von alldem in einem Vertrag mit einem Personaldienstleister übrig bleibt, in Zeitarbeit oder Festanstellung.